Listas: Entrega-Recepción

Lineamientos de la Ley de entrega-recepción en ayuntamientos que está a la ‘vuelta de la esquina’ en Tamaulipas

La presente ley es de orden público y tiene por objeto establecer las bases generales conforme a los cuales, los servidores públicos de los Poderes, órganos públicos autónomos y los ayuntamientos del estado, así como de las entidades paraestatales y paramunicipales, entregarán a quienes los sustituyan al término de su empleo, cargo o comisión, los recursos humanos, materiales y financieros que les hayan sido asignados.

José Medina / LA RED DE ALTAMIRA

VICTORIA. – La presente ley es de orden público y tiene por objeto establecer las bases generales conforme a los cuales, los servidores públicos de los Poderes, órganos públicos autónomos y los ayuntamientos del estado, así como de las entidades paraestatales y paramunicipales, entregarán a quienes los sustituyan al término de su empleo, cargo o comisión, los recursos humanos, materiales y financieros que les hayan sido asignados.

El Instituto Electoral de Tamaulipas, el Instituto de Transparencia y Acceso a la Información de Tamaulipas y la Comisión de Derechos Humanos del Estado, entes públicos autónomos en términos de la Constitución Política del Estado, se rigen en lo conducente por los preceptos de este ordenamiento.

Artículo 2°.- Para los efectos de esta ley, se entiende por:

I.- Archivo electrónico.- Documento soportado en medios magnéticos u ópticos, en el que la información es almacenada de manera digital;

II.- Comité de Enlace.- El grupo de personas que, tratándose del acto de entrega-recepción final, son designadas para conocer de manera general, los recursos y responsabilidades que habrán de recibirse;

III.- Contraloría.- La Contraloría Gubernamental, dependiente del Poder Ejecutivo;

IV.- Disco Compacto (CD).- Medio óptico o disco digital, que se utiliza como soporte o medio de almacenamiento de información en forma binaria, que se le incorpora información mediante la grabación vía láser u óptica digital;

V.- Documento.- Testimonio material soportado en papel o en medio magnético, en el que se consigna la información relativa a los recursos humanos, materiales o financieros que son objeto de entrega-recepción; VI.- Entrega-Recepción.- El acto mediante el cual un servidor público que concluye su función hace entrega, a quien lo sustituya, de los recursos humanos, materiales y financieros que le hayan sido asignados;

VII.- Ley.- La Ley para la Entrega-Recepción de los Recursos Asignados a los Poderes, órganos públicos autónomos y Ayuntamientos del Estado de Tamaulipas;

VIII.- Lineamientos.- Las reglas, instrucciones y formatos emitidos por los Órganos de Control de los poderes del Estado, o de la Unidad Administrativa de los órganos públicos autónomos facultada para tal efecto, así como de cada uno de los Ayuntamientos, según corresponda, que tienen por objeto ordenar, orientar, dar transparencia y uniformidad al acto administrativo de entrega-recepción de los servidores públicos del Estado y de los Ayuntamientos;

IX.- Medio Magnético.- Dispositivo o aparato que almacena información por medio de ondas electromagnéticas, pudiendo ser de muy variada estructura, tamaño o denominación, fijo o portátil;

X.- Órgano público autónomo.- Aquél que tiene reconocida su autonomía en la Constitución Política del Estado de Tamaulipas;

XI.- Servidores públicos.- Los representantes de elección popular, los miembros del Poder Judicial del Estado y, en general, toda persona que desempeña un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en la administración pública del Estado, en los órganos con autonomía constitucional, así como en los Ayuntamientos;

XII.- Sistema de Entrega-Recepción Electrónico.- Programa electrónico que permite capturar, respaldar y disponer en archivos electrónicos la información relativa a los recursos humanos, materiales o financieros que son objeto de entrega-recepción; y

XIII.- Unidad Administrativa.- Aquella que está integrada por los servidores públicos de una o varias áreas, que forman una dirección o su equivalente, con propósitos y objetivos propios dentro de la estructura orgánica de un Poder, Órgano Autónomo, dependencia, entidad o un Ayuntamiento.

Artículo 3°.- Tienen la obligación de entregar, al término de su función pública, los recursos humanos, materiales y financieros, en los términos que establece la presente ley, los servidores públicos siguientes:

I.- En el Poder Ejecutivo:

A).- El titular del Poder Ejecutivo;

B).- Los titulares de las dependencias señaladas en el artículo 23 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado; y

C).- Los titulares de las áreas que integran las dependencias referidas en el inciso anterior, hasta el nivel de jefe de departamento o equivalente;

Los Órganos de Control de los Poderes del Estado, de los Ayuntamientos, de las entidades de ambos, y la unidad administrativa de los órganos públicos autónomos facultada para ese efecto, dispondrán lo conducente en el ámbito de su competencia para que los servidores públicos encargados del manejo y aplicación de recursos públicos, al término de sus funciones, dejen constancia de haber cumplido con la comprobación de los mismos.

Artículo 5°.- El acto de entrega-recepción, en atención al momento en que se celebra, puede ser:

I.- Intermedio.- El que se realiza antes de la conclusión ordinaria de un período de gestión constitucional de cualquiera de los Poderes, la unidad administrativa de los órganos públicos autónomos facultada para ese efecto, Ayuntamientos del Estado, o de sus entidades, y que no se derive de cualquiera de las causas señaladas en los incisos B) y C) de la siguiente fracción;

II.- Final.- El que se realiza:

A).- Con motivo de la conclusión ordinaria de un período de gestión constitucional de cualquiera de los Poderes, la unidad administrativa de los órganos públicos autónomos facultada para ese efecto,

Ayuntamientos del Estado o de sus entidades;

B).- Con motivo de la fusión o supresión de dependencias de cualquiera de los Poderes o Ayuntamientos del Estado; y

C).-  Con motivo de la fusión, liquidación o extinción de entidades de la administración estatal o municipal.

Artículo 6°.- La información y documentación relativa a los recursos humanos, materiales y financieros que son materia de entrega-recepción, en cualquiera de las modalidades que establece la presente ley, así como los formatos para su registro y las reglas e instrucciones que para ese efecto emitan los Órganos de Control de los Poderes del Estado, la unidad administrativa de los órganos públicos autónomos facultada para ese efecto,  y de cada uno de los Ayuntamientos, según corresponda, integrarán los Lineamientos.

Artículo 7°.- La información y documentación a que se refieren los artículos 3° y 6° de esta ley y que son materia de entrega-recepción, así como la referencia de asuntos prioritarios, relevantes o trascendentales que impliquen la atención inmediata del servidor público que releve al que entrega, deberán elaborarse conforme a los siguientes criterios:

I.- Estructura Orgánica.- Deberá especificar los datos referidos a cada uno de los cargos, desde el más alto nivel jerárquico, hasta el nivel de jefe de departamento o sus equivalentes;

II.- Orden Jurídico de Actuación.- Deberá especificar las normas jurídicas que regulen su estructura y funcionamiento, o complementen su ámbito de actuación, sean preceptos constitucionales, leyes, reglamentos, decretos o acuerdos; fecha de expedición; publicación, número de Periódico Oficial y fecha; en caso de existir, incluir los Manuales de Organización, de Procedimientos y de Trámite y Servicios al Público o de cualquier otro tipo;

III.- Recursos Humanos.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano de Control de:

A).- La plantilla actualizada del personal, con adscripción, nombre y categoría, señalándose si el trabajador es de base, sindical, extraordinario, eventual o se encuentra sujeto a contrato por tiempo fijo o por obra determinada y detalle de su percepción mensual, indicándose el sueldo base;

B).- La relación de personal sujeto a pago de honorarios, especificándose el nombre de la persona que presta sus servicios, el importe mensual de honorarios y la descripción de actividades; y

C).- La relación del personal con licencia, permiso o comisión, señalándose el nombre, si se encuentra con licencia, permiso o comisión, el área a la que está adscrito el servidor público, el área a la que está comisionado y, en su caso, el período autorizado para la licencia, permiso o comisión;

IV.- Recursos materiales.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano de Control de:

A).- La relación de mobiliario y equipo de oficina por Unidad Administrativa responsable, así como artículos de decoración, publicaciones, libros y demás similares, con una información clara del número de inventario, descripción del artículo, marca, modelo, serie, ubicación, especificaciones y el nombre del servidor público a quien se le tiene asignado el bien y la referencia de resguardo. Todo inventario deberá contener los elementos de identificación pertinentes, de acuerdo con lo señalado en este inciso;

B).- La relación de equipo de transporte y maquinaria por Unidad Administrativa responsable, con información clara de tipo, marca, modelo, color, placas, número de control, serie, así como el nombre y cargo del servidor público a quien se le tiene asignado y la referencia del resguardo;

C).- La relación del equipo de comunicación por Unidad Administrativa responsable, conteniendo número de inventario, tipo de aparato, marca, serie, nombre y cargo del servidor público resguardante;

D).- La relación por Unidad Administrativa responsable del armamento oficial, especificando el número de inventario, tipo de arma, marca, calibre, matrícula y el nombre y cargo del servidor público resguardante;

E).- El inventario de almacén por Unidad Administrativa responsable, describiendo el número y nombre del artículo, unidad de medida y existencias;

F).- La relación de los bienes inmuebles, señalando los datos del Registro Público de la Propiedad, descripción del bien, tipo de predio, municipio, ubicación y el uso actual que se le da al bien;

G).- La relación de inventario de programas de cómputo, describiendo el paquete o sistema, versión, idioma, claves de acceso, manuales, número de inventario, número de licencia, fuente del recurso utilizado para su adquisición, valor de libros y autor;

H).- La relación de inventario del equipo de cómputo, describiendo el equipo, marca, modelo, número de serie, número de inventario, memoria, capacidad del disco duro, procesador, velocidad, medidas, tipo, color, ancho de carro, estado actual, si se encuentra en uso, claves de acceso, el tipo de recurso utilizado en su adquisición y valor en libros; e

I).- La relación de los bienes dados de baja, señalando clave de identificación, descripción del bien, marca, modelo, serie, valor en libros, ubicación, referencia del documento que autoriza la baja y fuente del recurso utilizado en su adquisición;

V.- Recursos Financieros.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano de Control de:

A).- Los estados financieros, anexando: el estado de situación financiera; el estado de actividades; el estado de variación en la hacienda pública; el estado de cambios en la situación financiera; el estado de flujos de efectivo en los términos de la Ley General de Contabilidad Gubernamental así como los libros, registros, sistemas de contabilidad, administración, archivos documentales, electrónicos y en su caso copia de la última Cuenta Pública, rendida al Congreso del Estado;

B).- La relación de cuentas bancarias que, en su caso, se manejen, acompañando su último estado de cuenta expedido por la institución bancaria correspondiente, relación de cheques, inversiones, valores, títulos o cualquier otro contrato con instituciones de crédito o similares a éstas, que contengan el número de cuenta, nombre de la institución bancaria, fecha de vencimiento o de presentación de estado de cuenta, saldo, firmas registradas y los estados de cuenta correspondientes expedidos por la institución de que se trate, debidamente conciliados y el correspondiente oficio de cancelación de firmas, con sello de recibido de la institución bancaria correspondiente;

C).- La relación de cheques pendientes de entregar que contenga: fecha, nombre de la institución bancaria, cuenta de cheques, número de cheque, importe de los cheques pendientes de entrega, nombre del beneficiario y concepto del gasto por el cual fue expedido el cheque;

D).- La relación de ingresos pendientes de depósito que contenga: folio de ingresos, fecha y monto del mismo;

E).- La relación de documentos y cuentas por cobrar que contenga: número de documento, nombre del deudor, saldo, vencimiento y el concepto de la deuda;

F).- La relación de pasivos a corto, mediano y largo plazos que especifiquen: número de documento, nombre del acreedor, saldo, vencimiento y concepto de la deuda, así como referencias de la autorización de la deuda;

G).- La relación de pasivos contingentes, describiendo el número de documento, ente público avalado, saldo, fecha de vencimiento y concepto avalado;

H).- El presupuesto autorizado, describiendo los capítulos y partidas que lo integran, fecha de autorización, número de cuenta y fecha de publicación en el Periódico Oficial;

I).- Un resumen de la información de fondos (saldos finales) que contenga: fondo revolvente, con importe autorizado, nombre del responsable y saldo a la fecha; caja chica, con importe asignado, nombre del responsable y saldo a la fecha; y saldos en bancos, describiendo, número de cuenta bancaria, institución, saldo conciliado y totales;

J).- Un arqueo de efectivo de billetes y moneda fraccionaria, describiendo: denominación, cantidad, parcial y total, así como nombre y firma de quien lo elaboró, de quien lo aprobó y de un testigo; y

K).- Los comprobantes de gastos de proveedor, que contenga: fondo, nombre, número de factura, concepto, importe, los totales en documento, efectivo y arqueado, así como nombre y firma de quien elaboró y nombre y firma de quien aprobó;

VI.- Obras Públicas.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano de Control de:

A).- El inventario de obras terminadas y en proceso, por tipo de inversión, que contenga: programa y nombre de la obra, ubicación de cada obra, especificando localidad y metas, inversión autorizada, ejercida y por ejercer, el porcentaje de avance físico y financiero, y modalidad de adjudicación;

B).- La relación de anticipos de obras pendientes de amortizar que contenga: número de contrato, nombre del contratista, costo total, importe de anticipos otorgados, amortizados y saldo; y

C).- La relación de acciones de desarrollo social por tipo de inversión que contenga: programa o proyecto y nombre del mismo, así como su ubicación, especificando localidad, metas, unidad de medida correspondiente, inversión autorizada, ejercida y por ejercer y la condición en que se encuentra;

VII.- Derechos y obligaciones.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano de Control de:

A).- La relación de contratos y convenios, con la especificación detallada de los contratos de consultorías, arrendamientos, compra-ventas, poderes otorgados, servicios, asesorías o de cualquier otra índole. Así también los convenios, actos o hechos no señalados con anterioridad y de los cuales se deriven o puedan derivarse derechos y obligaciones. Lo anterior deberá contener: el número del contrato o convenio, fecha, nombre de la persona física o moral con quien se celebra y descripción del mismo;

B).- La relación de acuerdos de coordinación y anexos de ejecución; convenios de concertación, derivados del Convenio de Desarrollo Social, especificando: nombre del documento, dependencias participantes, el total de los recursos comprometidos en el acuerdo y la inversión convenida, ya sea federal, estatal o municipal;

C).- La relación de Subcomités del Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado de Tamaulipas y de los Comités de Planeación para el Desarrollo del Municipio, con la especificación detallada de su contenido señalando: nombre, subcomités especiales, regionales y sectoriales, fecha de creación y publicación en el Periódico Oficial, así como el nombre y cargo del coordinador y la situación actual del Subcomité; y

D).- La relación de contratos de fideicomiso, con la información clara del número de fideicomiso, nombre del programa, fideicomitente, fiduciario, fideicomisario, fecha del contrato, objetivo, patrimonio inicial, situación actual y aviso de cambio del o los funcionarios;

VIII.- Relación de Archivos.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano de Control de:

A).- La relación de archivos por Unidad Administrativa responsable, haciendo mención a archivos por títulos, número de expedientes que contiene, así como la ubicación y el número correspondiente de inventario del archivo; si el archivo se capturó en computadora, deberá especificar formato, tamaño y nombre del paquete donde se haya instalado;

B).- La relación de libros del Registro Civil y sus duplicados, especificando claramente: el Municipio y localidad, año, número de libros de nacimiento, matrimonio, defunción, reconocimiento de hijos, adopción, divorcio y registros de ejecutorias que declaren la ausencia, la presunción de muerte, la tutela, la pérdida o la limitación de la capacidad legal para administrar bienes y las dictadas en las informaciones testimoniales para acreditar hechos relativos al nacimiento, y el total de libros;

C).- La relación de archivos por secciones. La Dirección del Registro Público de la Propiedad y de Comercio, deberá informar: secciones, período, legajos, número de inscripción y ubicación;

D).- La relación de Archivo General de Notarías. La información deberá contener: número de Notaría, titular, número de volúmenes y período;

E).- La relación de Protocolos en poder de los notarios. Se deberá informar: número de Notaría, titular, número de volúmenes, así como la fecha de autorización del primer y último libro;

F).- La relación de archivos históricos de los Municipios y del Estado, que contengan todos aquellos documentos que representen un valor e integren la memoria colectiva del Estado de Tamaulipas y sus Municipios;

G).- El inventario de información en medios magnéticos, que deberá contener la identificación del medio en que se haga el respaldo, descripción general de la información, el tipo de respaldo y la cantidad de medios que contenga el respaldo;

H).- El inventario bibliográfico y audiovisual, que deberá contener número de clasificación, clase, título, colección, total de ejemplares y fuente del recurso utilizado en su adquisición;

I).- Los asuntos en trámite o pendientes de resolver, con la descripción clara de: número de expediente y su ubicación, asunto, fecha de inicio, situación actual del trámite y fecha probable de terminación; en el caso de asuntos jurídicos, se registrarán por materia;

J).- Relación de formas oficiales, con la descripción clara de: nombre de la forma, numeración, cantidad, precio unitario, total, responsable y ubicación;

K).- Una relación de procesos, especificando tipo de juicio, autoridad que conoce del procedimiento y el estado procesal en que se encuentra el mismo, así como su ubicación; y

L).- Los Programas Institucionales y Especiales apoyados con recursos en efectivo, en especie y materiales, de la Federación o del Estado, con la descripción del: programa, periodicidad, monto concertado, valor, cantidad recibida, aplicada y por aplicar, especificando su importe y el convenio formalizado.

IX.- Otros.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano de Control de:

A).- Una relación de animales, con clave de ingreso, clave de albergue, clave de identificación, nombre común, nombre científico, fecha de nacimiento, sexo, forma de adquisición, marcaje, nombre del propietario y nombre del resguardante.

B).- Una relación de restos mortuorios de personajes ilustres, describiendo la ubicación, número de nicho, contenido del mismo, día mes y año del resguardo y, en su caso, las observaciones que amerite el registro de la información.

Los formatos autorizados por los Órganos de Control deberán contar con una clave para permitir su identificación en forma individual.

En caso de que no proceda la complementación de alguno o algunos de los formatos a que se refieren las fracciones III a IX de este artículo, en virtud de no tener asignados recursos o documentos sobre la información a que se refieren, se detallará lo conducente en las formas autorizadas para el efecto.

Articulo 8°.- El Ejecutivo del Estado podrá celebrar convenios con los Poderes Legislativo y Judicial, así como con los órganos públicos autónomos y con los Ayuntamientos de la entidad que así lo soliciten, con objeto de apoyarlos en la elaboración de las reglas, instrucciones y formatos para el cumplimiento de las disposiciones de esta ley.